Kilka słów o finansach

Wydatki z dotacji można ponosić między 1 kwietnia a 31 grudnia 2026 r.

Powinni Państwo gromadzić dokumenty potwierdzające każdy wydatek zrealizowany w ramach dotacji: faktury, paragony z NIP-em lub PESEL-em, rachunki potwierdzające wszystkie wydatki zrealizowane dzięki dotacji. Wiemy, że umowa określa, że powinny być one wystawione na Dom. Natomiast po rozmowach z Państwem podjęliśmy decyzję, że mogą Państwo rozliczyć dotację także wskazując osobę, na którą jest podpisana umowa lub jej małżonka. Prosimy nie brać dokumentów księgowych na dane Fundacji Świętego Mikołaja!

Jeżeli z jakiejś przyczyny nie ma możliwości uzyskania faktury lub innego dokumentu księgowego, należy pozyskać umowy, oświadczenia, lub zaświadczenia itp. które poinformują nas o kwocie, celu wydatku, osobie, która wystawiała taki dokument, oraz że Państwo są nabywcami/korzystającymi (tak może wydarzyć się np. w przypadku korepetycji). Prosimy o dołączenie do takiego dokumentu potwierdzenia przelewu bankowego.

Wkładu własnego Państwo nie rozliczają. Nie ma konieczności gromadzenia dowodów księgowych w tym zakresie.

Kilka słów o zmianach w projekcie

Wiemy, że życie weryfikuje plany, a ceny często w rzeczywistości różnią się od tych zaplanowanych i że mogą być konieczne zmiany w budżecie realizowanych działań z dotacji od Fundacji. Jeżeli nastąpi zmiana miejsca wycieczki czy wyjazdu rodzinnego, rodzaju kolonii czy obozu, prosimy się tym nie martwić. Tak samo, jeżeli zwiększy się liczba dzieci w Domu. Nie trzeba nas o tym informować.

Gdyby się okazało, że w którejś kategorii wydatku z dotacji ma nastąpić zmiana powyżej 25% wartości tej pozycji, wówczas należy napisać maila w tej sprawie ([email protected]), z wyjaśnieniem i prośbą o przesunięcie kwot, w ramach dotacji. Prosimy o taką informację na 14 dni przed poniesieniem wydatku. Każdorazowo będziemy odpowiadać na takie maile z informacją czy wyrażamy zgodę na takie działanie. Jeżeli zmiany w kosztach są mniejsze niż 25% wartości zmienianej pozycji, nie ma potrzeby informować na bieżąco Fundacji. Dowiemy się o tych przesunięciach już z Państwa sprawozdania. 

Proszę jednak pamiętać, że dotacja nie zostanie zwiększona, nawet jeżeli poniosą Państwo większe koszty niż wykazano to we wniosku.

Kilka słów o sprawozdawczości

Bardzo czekamy na Państwa sprawozdania z realizacji projektów w Waszych rodzinach! Ponieważ nie ma nas z Wami na miejscu, to dzięki sprawozdaniom możemy dowiedzieć się jak zebrane przez nas środki finansowe zamieniły się w konkretne szanse dla dzieci, letnie przygody, nowe relacje z rówieśnikami, nowe umiejętności czy pozyskaną wiedzę. Prosimy o porządne, czytelne i pogłębione opisy w sprawozdaniach.

Wzory i formularze sprawozdań dostępne na stronie www.mikolaj.org.pl/grunt-to-rodzina

Składają się z dwóch części: merytorycznej i finansowej.

Ważne daty:

- 31 sierpnia 2026 r. – ostateczna data składania sprawozdania częściowego

• Samo sprawozdanie merytoryczne, bez przesyłania sprawozdania finansowego;
• Sprawozdanie należy przesłać na adres mailowy [email protected];
• Domy, które kończą projekt do 31 lipca prosimy o złożenie do tego terminu sprawozdania końcowego, a więc składającego się z części merytorycznej i finansowej oraz dokumentów księgowych.

- 22 stycznia 2027 r. – ostateczna data przesłania sprawozdania końcowego merytorycznego i finansowego.

• Złożenie pełnego sprawozdania: merytorycznego, finansowego oraz dokumentów księgowych;
• Sprawozdanie należy przesłać na adres mailowy [email protected];
• Prosimy wysłać zarówno skan sprawozdania podpisanego przez osobę wskazaną w umowie, jak i wypełnione sprawozdanie w wersji edytowalnej, które łatwiej jest przeczytać niż skan czy zdjęcie;
• Do sprawozdania końcowego finansowego należy dołączyć skany wszystkich faktur, rachunków i zaświadczeń, potwierdzających wydatki z projektu;
• Sumaryczna kwota na sprawozdaniu finansowym musi być równa kwocie na umowie.

Przypominamy, że nie wykorzystane środki z dotacji, na które nie będziecie mieli Państwo dokumentów księgowych należy zwrócić do Fundacji. 

Kilka słów o zdjęciach

Aby poczuć klimat Waszego domu i choć trochę być bliżej Was bardzo zależy nam aby wysłali Państwo kilka zdjęć z wakacji finansowanych w ramach projektu (jeżeli oczywiście dotacja wspiera Wasze wakacje). Do sprawozdań prosimy dołączyć 10 zdjęć. Nie będziemy tych zdjęć nigdzie publikować. Gdybyśmy chcieli to zrobić, każdorazowo będziemy prosić Państwa o zgodę. Natomiast dołączymy je do dokumentacji projektowej.

Jeżeli dzieci wyjeżdżają na kolonie czy obozy i mają Państwo wątpliwości, czy uda się pozyskać od organizatorów 10 zdjęć, prosimy zrobić dzieciom kilka zdjęć przy pakowaniu i po powrocie. To także będzie dla nas w porządku.